Conditions générales de location

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Location (CGL) régissent les modalités et conditions applicables à la location ou privatisation des espaces proposés par LE SEPT, situé au 7 rue Jules Verne 44700 Orvault, pour l’organisation de séminaires, formations, soirées d’entreprise, et autres événements professionnels.
La réservation de tout espace implique l’acceptation sans réserve des présentes CGL par le locataire.

LE SEPT exploité par la société WORKFLOWS INSTITUTE
Siège social : 11 AVENUE DE L’ETOILE, 44300 NANTES
SIRET : 897889218
Téléphone : 09 72 17 75 34
Adresse email : accueil@lesept-nantes.com

Article 1 – Objet

Les présentes CGL définissent les termes et conditions de mise à disposition possible des espaces et infrastructures suivants (espaces loués précisés dans le devis):

Un amphithéâtre équipé d’un mur vidéo et d’un système de sonorisation
Une salle de travaux pratiques équipée de mobilier technique
Une salle de chirurgie équipée de caméra
Une cafétéria et une terrasse extérieure avec mobilier
Une salle de réunion équipée d’une table, de chaises, de 2 écrans de projection et d’un paperboard

En accord avec le locataire, des cartes d’accès (nombre défini en amont avec le locataire) peuvent être prêtées pour que les participants puissent accéder à l’étage concerné du SEPT, où se situe l’espace loué, elles devront être restituées à la fin de chaque période de location.

Un inventaire du matériel mis à disposition lors de la location pourra être mis en place avec le locataire.

Des prestations et équipements supplémentaires peuvent être proposés sur demande (cf. Article 8 – Prestations additionnelles).

Le Client reconnaît avoir eu communication, préalablement à la conclusion du contrat, d’une manière lisible et compréhensible, des présentes CGL et de toutes les informations prévues aux articles L.111-1 et suivants du code de la consommation ainsi que les informations prévues à l’article L221-5 du code de la consommation.

Toute commande ferme et acceptée par la Société implique pour le Client l’adhésion sans réserve aux présentes Conditions Générales qui font la loi des Parties. Le loueur se réserve le droit de modifier ponctuellement ses conditions générales. En cas de modification, les conditions générales applicables sont celles en vigueur à la date de la signature du contrat dont une copie datée à ce jour peut être remise à sa demande au Client.

Article 2 – Conditions de réservation et de paiement

2.1 Réservation

La réservation des espaces devient définitive uniquement à la réception des documents suivants :

Le devis de location signé, impliquant l’acceptation des CGL présentes,
Le versement d’un acompte communiqué au locataire lors de la réservation, indiqué sur le devis

2.2 Modalités de paiement

Pour la location des espaces Amphithéâtre et/ou salle de réception et/ou Salle de travaux pratique et/ou Salle de chirurgie : Le paiement intégral de la prestation doit être effectué au plus tard 30 jours avant la date de début de l’événement. À défaut, LE SEPT se réserve le droit d’annuler la réservation, sans restitution de l’acompte.

Pour la location de l’espace Salle de réunion / co-working : Le paiement intégral de la prestation doit être effectué au plus tard 30 jours après la réservation (validation du devis).

2.3 Tarification

Les prix sont exprimés en euros hors taxes (HT) avec une TVA applicable de selon le taux en vigueur.

Conformément à la législation en vigueur, les prestations fournies dans le cadre du présent contrat ne sont pas soumises à la TVA en raison du statut actuel de l’entreprise WORKFLOWS INSTITUTE.

Toutefois, si l’entreprise devient assujettie à la TVA au cours de l’exécution du contrat ou pour les prestations futures, la TVA au taux en vigueur sera automatiquement appliquée et ajoutée au prix initialement convenu, sans modification du montant hors taxes. Le client sera informé de cette évolution avant la facturation.

Toute demande additionnelle non prévue initialement fera l’objet d’un devis complémentaire.

2.3 Retard de paiement

Pénalités de retard : trois fois le taux annuel d’intérêt légal en vigueur calculé depuis la date d’échéance jusqu’à complet paiement du prix.

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement : 40 €

Article 3 – Caution

Une caution d’un montant indiqué sur le devis est exigée 10 jours avant l’entrée en jouissance des locaux.

Cette somme sera restituée dans un délai de 30 jours après la fin de la location, sous réserve :

De l’absence de dégradations,
De la restitution des espaces dans leur état initial,
Du paiement de toutes sommes éventuellement dues (frais additionnels ou dégradations).

Article 4 – Utilisation des locaux

Le locataire s’engage à :

Utiliser les locaux exclusivement pour l’usage défini dans la demande initiale de réservation
Louer la salle pour la durée et le nombre de personnes indiqués sur le devis – toute modification devra être communiquée et validée avec le loueur
Respecter les consignes de sécurité et les normes applicables,
Valider en amont avec le loueur l’utilisation de décorations ou matériels spécifiques
Ne pas causer de nuisances ou dégradations, sous peine de facturation.

Tout usage contraire à la destination des locaux pourra entraîner la résiliation immédiate du contrat, sans restitution des sommes versées.

Article 5 – Responsabilité

5.1 Dommages aux infrastructures

Le locataire est responsable des dommages, pertes ou dégradations causés aux équipements et infrastructures pendant la durée de la location. À défaut de souscription à une assurance responsabilité civile (cf. Article 6 – Assurance), tous les frais seront imputés au locataire.

5.2 Biens personnels

Le loueur décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou détérioration des biens personnels des participants ou organisateurs.

Article 6 – Assurance

Bien que optionnelle, il est vivement recommandé que le locataire souscrive une assurance responsabilité civile couvrant les risques matériels ou corporels pouvant survenir durant la location. En l’absence d’une telle assurance, le locataire assumera l’entière responsabilité des dommages causés.

Article 7 – Annulation de la réservation

7.1 Modalités d’annulation

Toute demande d’annulation doit être formulée par écrit (courrier recommandé ou email à accueil@lesept-nantes.com avec accusé de réception).

7.2 Frais d’annulation

En cas d’annulation, des frais s’appliquent selon le barème suivant :

Plus de 30 jours avant la date prévue : aucun frais,
Entre 30 et 15 jours avant la date prévue : 50 % du montant total de la location,
Moins de 15 jours avant la date prévue : 100 % du montant total sera dû.

Article 8 – Prestations additionnelles

Des équipements et services complémentaires peuvent être proposés :

Système de sonorisation supplémentaire,
Prestations de traiteur
Personnel de service, ou mise en place des espaces.

Toute prestation additionnelle doit être confirmée 10 jours avant l’événement. Ces prestations sont mentionnées sur le devis initial avec facturation liée, ou font l’objet d’un second devis avec une facturation distincte sur la base d’un devis validé.

Dans le cadre d’un service traiteur, le locataire doit signaler au moins 10 jours avant l’évènement toute allergie ou intolérance alimentaire concernant les participants. Le traiteur s’efforcera de proposer des alternatives adaptées. Toutefois, bien que des précautions strictes soient prises, le loueur ne peut garantir l’absence totale de traces d’allergènes dans les plats préparés. Le locataire reste responsable d’informer ses invités sur la nécessité de vérifier la composition des plats avant consommation. Le locataire est responsable du respect des règles d’hygiène et de propreté après le service.

Article 9 – Restitution des locaux

Le locataire doit restituer les espaces loués dans un état conforme à celui constaté à l’entrée.

Lors de la mise à disposition des locaux, un état des lieux est signé par le Locataire. À défaut d’état contradictoire, les locaux sont présumés être conformes.

Lors de la remise des clefs des locaux, un état des lieux précisant la date de remise des clefs et l’état apparent des locaux est établi contradictoirement entre le Loueur et le Locataire.

En l’absence du Locataire, seules les constatations portées par le Loueur sur ce bon feront foi.

Le Loueur se réserve un délai de 5 jours ouvrables après la restitution pour signifier au Locataire les dégradations du matériel non signalées par le Locataire lors de la restitution.

9.1 Nettoyage

Le nettoyage général des locaux est inclus dans la prestation, mais le locataire doit :

Rassembler et disposer les déchets dans les contenants prévus,
Signaler toute anomalie ou dommage constaté avant la restitution.

Tout manquement à ces obligations entraînera des frais de remise en état ou de nettoyage supplémentaire.

Article 10 – Droit de rétractation

Le locataire a la possibilité de se rétracter dans un délai de 14 jours suivants la conclusion du contrat de location sans en faire connaître les motifs, conformément à l’article L. 221-18 du Code de la consommation.

Ce délai court à compter de la conclusion du contrat.

Le droit de rétractation ne pourra pas être exercé si la prestation a été pleinement exécutée avant la fin du délai de rétractation et dont l’exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès de son droit de rétractation.

Il conviendra de renvoyer au loueur avant l’expiration du délai de quatorze (14) jours le modèle du formulaire de rétractation suivant ou toute autre déclaration, dénuée d’ambiguïté et exprimant sa volonté de se rétracter par courrier à l’adresse suivante : Société WORKFLOWS INSTITUTE, 11 AVENUE DE L’ETOILE, 44300 NANTES ou bien par courrier électronique : accueil@lesept-nantes.com.

MODÈLE DE FORMULAIRE DE RÉTRACTATION

Veuillez compléter et renvoyer le présent formulaire uniquement si vous souhaitez vous rétracter du contrat.

A l’attention de WORKFLOWS INSTITUTE, 11 AVENUE DE L’ETOILE, 44300 NANTES

Je/nous (*) vous notifie/notifions (*) par la présente ma/notre (*) rétractation du contrat pour la formation ci-dessous :

Commandé le :

Nom du (des) consommateur(s) :

Adresse du (des) consommateur(s) :

Signature du (des) consommateur(s) (uniquement en cas de notification du présent formulaire sur papier) :

Date :

(*) Rayez la mention inutile.

Article 11 – Modification des CGL

WORKFLOWS INSTITUTE se réserve le droit de modifier les présentes CGL. Toute modification sera communiquée au locataire au moment de la location.

Article 12 – Données personnelles

WORKFLOWS INSTITUTE assure au Client une collecte et un traitement d’informations personnelles dans le respect de la vie privée.

Le responsable du traitement est le responsable légal de la société qui peut être contacté à l’adresse suivante : accueil@lesept-nantes.com.

Le traitement des données personnelles recueillies a pour finalité la gestion des contrats. Les informations demandées ont un caractère obligatoire. A défaut de réponse, le contrat de location éventuel du client ne pourra pas être traitée.

WORKFLOWS INSTITUTE ne collecte et ne traite que des données strictement nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées avec le consentement du Client.

Les données collectées à caractère personnel sont les suivantes :

Dossiers clients – Lors de la commande, ses noms, prénoms, numéro de téléphone, adresse postale et adresse électronique.
Paiement – Dans le cadre du paiement des prestations proposées sur le Prestataire, celui-ci enregistre des données financières relatives au compte bancaire ou à la carte de crédit de l’utilisateur.

Les données collectées sont conservées pendant une durée de trois ans à compter de la dernière activité du Client. Toutefois, les données personnelles des Clients pourront faire l’objet d’une période d’archivage intermédiaire afin de satisfaire aux obligations légales, comptables et fiscales. Les données personnelles collectées auprès des Clients ont pour objectif la gestion des dossiers clients.

WORKFLOWS INSTITUTE met en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

Le Client est informé que les informations à caractère personnel qui sont communiquées à la société WORKFLOWS INSTITUTE en application et dans l’exécution des commandes et/ou ventes pourront être communiquées aux partenaires contractuels de la société WORKFLOWS INSTITUTE pour les besoins desdites commandes. Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, dite Loi Informatique et Libertés, mise à jour par la loi du 6 août 2004, le Client pourra :

Exercer son droit d’accès, pour connaître les données personnelles le concernant. Dans ce cas, avant la mise en œuvre de ce droit, le Prestataire peut demander une preuve de l’identité du Client afin d’en vérifier l’exactitude
Exercer son droit à la portabilité, pour récupérer ses données personnelles ou pour les transférer d’une entreprise à une autre
Demander la suppression de leurs données à caractère personnel, conformément aux lois applicables en matière de protection des données
Retirer son consentement au traitement de ses données à caractère personnel à tout moment.

Le Client pourra exercer ses droits en écrivant un courrier postal à l’adresse suivante : WORKFLOWS INSTITUTE, 11 AVENUE DE L’ETOILE, 44300 NANTES ou bien par courrier électronique : accueil@lesept-nantes.com

En cas de difficulté, les Clients pourront introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.

Article 13 – Litiges et juridiction compétente

Règlement amiable Les parties s’engagent à rechercher une solution amiable en cas de différend.

Pour répondre aux exigences des articles L.611 à L.616 et R.612 à R.616, la médiation de la consommation est gratuite pour les consommateurs, les frais de traitement et d’instruction relatifs aux dossiers de médiation étant pris en charge par les professionnels. Elle ne peut être mise en œuvre qu’à l’initiative du consommateur qui ne peut saisir le médiateur qu’à la condition d’avoir préalablement fait une démarche par écrit directement auprès du professionnel concerné ou de son service client pour tenter de résoudre son litige. Le médiateur choisi par WORKFLOWS INSTITUTE est : https://www.mediateur-consommation-smp.fr

Tribunal compétent 

Tous litiges ou différends qui ne pourraient être réglés à l’amiable, seront de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Nantes quel que soit le siège ou la résidence du Client.

Cette clause ne s’appliquera pas au cas de litige avec un Client non professionnel pour lequel les règles légales de compétence matérielle et géographique s’appliqueront. 

Droit applicable Les Conditions Générales et tous les rapports entre WORKFLOWS INSTITUTE et ses Clients relèvent de la Loi française.